Privacyverklaring

Wij vinden het belangrijk dat u weet welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel en op welke grondslag, met wie wij die gegevens delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Dat leest u in deze privacyverklaring.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Binnen het kader van onze dienstverlening verwerken wij verschillende persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk om u te laten weten welke gegevens wij verzamelen en verwerken:

• Voorletters en -naam;
• Achternaam;
• Adresgegevens;
• Geboortedatum en -plaats;
• Geslacht;
• Burgerlijke staat;
• Contactgegevens (e-mailadressen en telefoonnummers);
• Geluidsopnames van telefonische en persoonlijke gesprekken;
• Gespreksverslagen (transcripties en samenvattingen van gevoerde gesprekken);
• Kopie identiteitsbewijzen;
• Burgerservicenummer;
• Gegevens van partner / kinderen;
• Salarisgegevens en andere financiële gegevens die onder andere voor het samenstellen van de jaarrekening noodzakelijk zijn.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening die u aan ons hebt opgedragen (dataminimalisatie).

Doel van verwerking van uw persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen, telkens op de genoemde grondslag:

1. Het uitvoeren van onze dienstverlening aan u — zoals het voeren van uw administratie, het verzorgen van uw belastingaangiften, het opstellen van uw jaarrekeningen en andere berekeningen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
2. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen — zoals het cliëntonderzoek dat wij op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) moeten uitvoeren, en de fiscale bewaarplicht. Grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
3. U informeren en contact met u onderhouden over zaken die van belang zijn voor onze dienstverlening. Contact kan daarbij onder meer per e-mail, post, telefoon of WhatsApp lopen. Wij sturen zelf geen stukken of documenten via WhatsApp; daarvoor gebruiken wij e-mail of post. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst respectievelijk ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b en f AVG).
4. Het vastleggen van (telefoon)gesprekken met u — om een getrouw verslag van het gesprek in uw dossier op te nemen, zodat achteraf kan worden teruggehaald wat is besproken en afgesproken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Delen van uw persoonsgegevens met derden

Voor de uitvoering van onze dienstverlening maken wij gebruik van de volgende categorieën van partijen:

• Onze partner voor de loonadministratie. Dit is een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke: deze partij verwerkt de salarisgegevens van uw werknemers op eigen titel en heeft rechtstreeks contact met u als opdrachtgever;
• Een gespecialiseerde partner voor pensioen- en lijfrenteberekeningen;
• Leveranciers van fiscale en administratieve software (waaronder salaris- en boekhoudsoftware);
• Een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener voor digitale ondertekening. Deze partij ondertekent namens ons stukken — zoals jaarrekeningen — en is gevestigd binnen de EER;
• IT- en e-maildienstverleners, waaronder de hoster van onze e-mail, website en websitebouwer en aanbieders van AI-ondersteuning bij de verwerking van e-mail, cliëntonderzoeken en de transcriptie van gespreksopnames en het opstellen van gespreksverslagen (allen gevestigd binnen de EER).
• WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) — u kunt ons via WhatsApp benaderen en ons bijvoorbeeld stukken toesturen. Bij het gebruik van WhatsApp verwerkt Meta ook zelf persoonsgegevens van u, zoals verwerkingsgegevens en accountgegevens. WhatsApp/Meta is voor die verwerking een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en handelt onder haar eigen privacyverklaring.

Waar een van deze partijen persoonsgegevens namens ons verwerkt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) met deze partij, om te zorgen dat zij eenzelfde mate van vertrouwelijkheid en beveiliging hanteren als wij. Partijen die zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn, verwerken uw gegevens op eigen titel en onder hun eigen verantwoordelijkheid.

Daarnaast verstrekken wij uw gegevens aan derden indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, zoals op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), de fiscale verplichtingen en overige wettelijke verplichtingen.

Wij verstrekken uw persoonsgegevens in geen enkel geval zonder uw toestemming aan derden voor commerciële doeleinden.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. Concreet houden wij de volgende bewaartermijnen aan:

• Zolang u klant van ons bent, bewaren wij uw gegevens voor de uitvoering van de lopende dienstverlening;
• Na beëindiging van de relatie bewaren wij de gegevens nog zeven jaar, conform de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR) en de eisen die onze beroepsorganisatie aan de bewaartermijn stelt;
• Gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, bewaren wij uiteraard gedurende de duur van die bewaarplicht;
• Gegevens die uitsluitend voor de lopende dienstverlening nodig waren (zoals correspondentie in afgeronde zaken zonder bewaarplicht) verwijderen wij eerder;
• Geluidsopnames van gesprekken bewaren wij uitsluitend korte tijd, alleen zolang nodig voor het (laten) maken van het gespreksverslag (maximaal 5 dagen); daarna worden de opnames definitief verwijderd. Uitsluitend het verslag wordt in uw dossier bewaard.

Hoe wij uw persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus. Wij hebben passende organisatorische en technische maatregelen getroffen, waaronder unieke wachtwoorden op alle systemen, tweefactorauthenticatie op systemen waar dat technisch mogelijk en geboden is, versleutelde gegevensopslag en versleutelde back-ups die buiten onze eigen omgeving worden bewaard, en geheimhouding door onze medewerkers. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of indien u aanwijzingen heeft voor misbruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op.

Verwerking van uw persoonsgegevens binnen/buiten de EER

Uw persoonsgegevens worden in beginsel uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.

Voor zover cliëntcontact via WhatsApp loopt, verwerkt Meta Platforms Ireland Ltd. verwerkingsgegevens en accountgegevens en geeft deze deels door aan haar gelieerde bedrijven in de Verenigde Staten. Die doorgifte vindt plaats op grond van het adequaatheidsbesluit voor het EU-US Data Privacy Framework. De inhoud van WhatsApp-berichten en -gesprekken is end-to-end versleuteld; Meta geeft aan deze inhoud niet te kunnen lezen.

Overige doorgiften aan landen buiten de EER vinden uitsluitend plaats onder de passende waarborgen die de AVG vereist, zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Geen geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen op basis van uw persoonsgegevens geen geautomatiseerde beslissingen en passen geen profilering toe met juridische gevolgen of vergelijkbare werkelijke gevolgen voor u.

Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — u kunt ons verzoeken u te laten weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
• Recht op correctie — u kunt ons verzoeken onjuiste gegevens te wijzigen of aan te vullen;
• Recht op verwijdering — u kunt ons verzoeken uw gegevens te verwijderen, behoudens wettelijke bewaarplichten;
• Recht op beperking van de verwerking — u kunt ons verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld in afwachting van een beslissing op een ander verzoek;
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang berusten;
• Recht op intrekking van uw toestemming — als u toestemming hebt gegeven, kunt u die altijd intrekken;
• Recht op overdraagbaarheid — u kunt ons verzoeken uw gegevens aan uzelf of aan een andere partij over te dragen.

Voor een verzoek kunt u contact met ons opnemen via ons contactformulier. Wij zullen, na ontvangst van uw verzoek, u verder berichten over de procedure en reageren binnen de door de AVG voorgeschreven termijn van één maand.

Klacht indienen

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u hierover contact met ons op te nemen; hoe dat kan staat beschreven in onze klachtenregeling. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit in Nederland (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Incidenten met uw persoonsgegevens

Als er sprake is van een datalek van uw persoonsgegevens, dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, onverwijld op de hoogte. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij het datalek hebben geconstateerd of nadat wij door onze verwerkers daarover zijn geïnformeerd.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de wet of ons beleid wijzigt. De actuele versie staat altijd op onze website: derekenmeester.nl/organisatie/regelgeving/privacyverklaring.

Vragen

Heeft u nog vragen en/of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kunt u deze via het contactformulier of telefonisch stellen.